Un projet de site web sans cahier des charges, c'est comme construire une maison sans plans. Possible, mais risqué. Le cahier des charges est le document qui transforme votre vision en spécifications concrètes, évite les malentendus coûteux, et sert de référence tout au long du projet. Prendre le temps de bien le rédiger, c'est s'assurer que le site livré correspondra à vos attentes.
Pourquoi ce document change tout
Imaginez ce scénario, malheureusement courant. Vous rencontrez une agence, vous expliquez votre projet oralement. L'agence comprend (croit comprendre) ce que vous voulez. Elle travaille pendant des semaines. À la livraison, surprise : ce n'est pas ce que vous aviez en tête. "Mais je pensais que..." "Mais vous aviez dit que..." Les malentendus s'accumulent, les corrections se multiplient, le projet dérape en temps et en budget. Tout le monde est frustré.
Le cahier des charges évite ce cauchemar. En mettant par écrit ce que vous voulez — précisément, exhaustivement — vous clarifiez votre propre vision et vous la communiquez sans ambiguïté. Ce qui est écrit n'est plus sujet à interprétation. Le prestataire sait exactement ce qu'il doit livrer. Vous pouvez vous y référer en cas de désaccord.
Des devis enfin comparables
Sans cahier des charges, chaque agence que vous consultez interprète votre demande à sa façon. L'une vous propose un site de 5 pages, l'autre de 15 pages. L'une inclut la création de contenu, l'autre non. L'une prévoit un blog, l'autre l'oublie. Comment comparer des offres aussi disparates ?
Avec un cahier des charges identique envoyé à tous les prestataires, les réponses couvrent le même périmètre. Vous comparez des pommes avec des pommes. Les différences de prix s'expliquent par les différences de qualité, d'expérience, de méthodologie — pas par des périmètres flous.
La structure d'un cahier des charges efficace
Un cahier des charges n'a pas de format imposé, mais certaines informations sont incontournables. Voici la structure qui couvre l'essentiel, adaptable selon la complexité de votre projet.
Qui êtes-vous et pourquoi ce projet
Commencez par vous présenter. Votre activité, votre marché, votre positionnement, vos cibles. Le prestataire doit comprendre votre univers pour proposer des solutions adaptées. Un site pour un cabinet d'avocats ne ressemble pas à un site pour une startup tech, même à budget équivalent.
Expliquez le contexte du projet. Est-ce une création ex nihilo ou une refonte d'un site existant ? Si refonte, qu'est-ce qui ne va pas aujourd'hui ? Quels sont les éléments déclencheurs ? Cette mise en contexte aide à comprendre les enjeux et les priorités.
Les objectifs : ce que le site doit accomplir
Un site web n'est pas une fin en soi. C'est un outil au service d'objectifs business. Quels sont ces objectifs ? Générer des leads qualifiés. Vendre des produits en ligne. Informer et éduquer une audience. Renforcer votre crédibilité professionnelle. Réduire le temps passé à répondre aux questions récurrentes.
Soyez aussi précis que possible. "Augmenter les ventes" est vague. "Générer 50 leads qualifiés par mois via le formulaire de contact" est un objectif mesurable qui orientera les décisions de conception.
Les utilisateurs : pour qui concevons-nous ?
Décrivez vos utilisateurs cibles. Pas "le grand public", mais des profils précis. Qui sont-ils ? Quels sont leurs besoins, leurs frustrations, leurs objectifs quand ils visitent votre site ? Quels parcours souhaitez-vous qu'ils empruntent ?
Si vous avez des personas marketing (profils types détaillés de vos clients idéaux), partagez-les. Sinon, décrivez au moins les principales catégories d'utilisateurs et ce qu'ils viennent chercher.
Le périmètre fonctionnel : ce que le site doit faire
C'est le cœur du cahier des charges. Détaillez les fonctionnalités attendues.
Commencez par l'arborescence prévisionnelle : la liste des pages et leur organisation. Accueil, À propos, Nos services (avec sous-pages ?), Blog (avec quelles fonctionnalités ?), Contact, Mentions légales... Visualiser la structure aide à ne rien oublier.
Pour chaque section, décrivez les fonctionnalités spécifiques. Le formulaire de contact : combien de champs, lesquels sont obligatoires, que se passe-t-il à la soumission ? Le blog : catégories, tags, pagination, recherche ? L'espace client : authentification, tableau de bord, historique de commandes ?
Listez les intégrations avec des outils tiers. Synchronisation avec votre CRM. Connexion à votre ERP. Paiement via Stripe ou PayPal. Newsletter avec Mailchimp. Ces intégrations ont un coût de développement qu'il faut anticiper.
Le contenu : qui fournit quoi
Un site sans contenu n'est qu'une coquille vide. Clarifiez dès le départ qui produit les contenus.
Les textes : les fournissez-vous ou doivent-ils être rédigés par le prestataire ? Combien de pages ? Quel volume approximatif ? Quel est le niveau d'optimisation SEO attendu ?
Les images et vidéos : avez-vous des visuels existants ? Faut-il prévoir des shooting photos ? Des achats de banque d'images ? Des vidéos à produire ?
La migration : y a-t-il du contenu à reprendre depuis un site existant ? Combien de pages, d'articles, de fiches produits ?
Les aspects visuels et ergonomiques
Avez-vous une charte graphique existante à respecter ? Des éléments de branding (logo, couleurs, typographies) définis ?
Partagez des sites de référence — ceux qui vous plaisent et ceux qui vous déplaisent. Expliquez pourquoi. "J'aime le site X parce que la navigation est claire et le design épuré" est plus utile que "faites-moi un truc moderne".
Précisez vos attentes en termes d'accessibilité (conformité RGAA ?), de responsive design (priorité mobile ?), d'animations et interactions.
Les contraintes techniques
Avez-vous des contraintes de CMS ? WordPress imposé par votre équipe interne ? Liberté totale laissée au prestataire ?
L'hébergement est-il à prévoir ? Avez-vous déjà un serveur ou le prestataire doit-il proposer une solution ?
Quelles compatibilités navigateurs sont nécessaires ? Les dernières versions suffisent-elles ou devez-vous supporter des navigateurs anciens (Internet Explorer pour une DSI old school) ?
Les performances attendues ? Les exigences de sécurité ? La conformité RGPD ?
Le SEO
Quels sont vos objectifs de référencement naturel ? Sur quels mots-clés souhaitez-vous vous positionner ? Avez-vous un positionnement actuel à préserver (si refonte) ?
Un plan de redirections est-il nécessaire ? Qui le réalise ?
La suite : maintenance et évolutions
Qui maintient le site après livraison ? Le prestataire propose-t-il un contrat de maintenance ? Quels sont les SLA (niveaux de service) attendus ?
Une formation à l'utilisation du back-office est-elle prévue ? Pour combien de personnes ? En présentiel ou à distance ?
Des évolutions sont-elles déjà envisagées après la V1 ? Les mentionner permet au prestataire de penser une architecture évolutive.
Planning et budget
Quelle est la date de mise en ligne souhaitée ? Y a-t-il des jalons intermédiaires (validation des maquettes avant le 15/05, livraison de la V1 avant le 30/06) ?
Indiquez votre budget, au moins une fourchette ou une enveloppe maximale. Certains hésitent à révéler leur budget de peur de se faire "gonfler". En pratique, un budget clair permet au prestataire de proposer la meilleure solution possible dans cette enveloppe, plutôt que de tirer à l'aveugle.
Les conseils de rédaction qui font la différence
Soyez précis, pas technique
Décrivez ce que vous voulez obtenir, pas comment le réaliser. "Je veux que les utilisateurs puissent filtrer les produits par taille, couleur et prix" est bien. "Je veux un filtre AJAX avec des checkbox Bootstrap" présuppose une solution technique que vous n'êtes peut-être pas qualifié pour choisir.
Laissez de la place à l'expertise du prestataire. Vous décrivez le problème, il propose la solution. C'est son métier.
Distinguez le vital du souhaitable
Tout n'a pas la même importance. Certaines fonctionnalités sont indispensables (le "must have"), d'autres seraient appréciables mais pas critiques (le "nice to have").
Cette hiérarchisation aide à arbitrer si le budget est contraint. On livre d'abord tout le must have, puis on intègre les nice to have si le budget le permet.
Illustrez quand c'est utile
Un schéma d'arborescence vaut mille mots. Une capture d'écran d'un site de référence avec annotations ("j'aime cette disposition des filtres") est plus claire qu'une description textuelle. Des wireframes grossiers, même dessinés à la main, aident à visualiser.
Soyez réaliste
Un site e-commerce complet avec 500 produits, intégration ERP, multi-langues, marketplace tierce... livré dans 3 semaines pour 3 000€ ? Vous n'obtiendrez que des réponses de prestataires qui sur-promettent et sous-livrent.
Renseignez-vous sur les ordres de grandeur du marché. Alignez vos attentes avec le réel. Un cahier des charges réaliste attire des réponses de qualité.
Après le cahier des charges
Une fois le document finalisé, envoyez-le à 3 à 5 prestataires présélectionnés. Accordez-leur un délai raisonnable pour répondre (2 à 3 semaines minimum pour un projet conséquent).
Prévoyez un échange de clarification. Les bons prestataires poseront des questions — c'est bon signe, cela montre qu'ils creusent votre besoin. Un prestataire qui répond à tout sans rien demander n'a peut-être pas vraiment lu le document.
Comparez les réponses sur les mêmes critères : compréhension du besoin, pertinence de la proposition, expérience sur des projets similaires, tarification, méthodologie, feeling relationnel. Le moins cher n'est pas forcément le meilleur choix.
Le cahier des charges a demandé du temps et de l'énergie. Mais ce temps est un investissement qui se récupère au centuple : moins de malentendus, un projet mieux cadré, une relation prestataire plus sereine, et au final, un site qui correspond vraiment à ce que vous vouliez.